Firmy sedí na zlatém dole. Schovaný bývá v dokumentech

Když se mluví o datech, většina firem si představí reporty, dashboardy nebo umělou inteligenci. Ve skutečnosti ale obrovské množství cenných informací zůstává ukryto v dokumentech, se kterými organizace pracují každý den.

Smlouvy, faktury, objednávky, personální dokumentace nebo zápisy z jednání často obsahují informace, které by mohly pomáhat při řízení firmy. Přesto s nimi řada organizací stále pracuje způsobem, který jejich potenciál výrazně omezuje.

Potvrdily to i výsledky průzkumu agentury B-inside, které zazněly na konferenci společnosti Software602 věnované využívání dat v podnikání. Více než polovina oslovených firem sice využívá informační systém pro správu dokumentů, téměř 40 procent společností však nechává dokumenty alespoň částečně obíhat mimo něj. Nejčastěji prostřednictvím e-mailů nebo lokálně uložených souborů.

Digitalizace často končí u PDF

Řada firem dnes dokumenty vytváří elektronicky, schvaluje je elektronicky a následně je ukládá v digitální podobě. Přesto se v mnoha případech celý proces zastaví v okamžiku archivace.

Průzkum ukázal, že 43 procent firem dokumenty nakonec tiskne kvůli jejich uchování a více než devět z deseti společností stále podepisuje pracovní smlouvy na papíře.

„Jsou možná digitální, ale pak je vytisknou nebo pošlou e-mailem a nikdo neví, kde je aktuální verze,“ upozornila Irma Macháčová při komentování výsledků průzkumu.

Právě zde podle odborníků vzniká jeden z největších problémů současné digitalizace. Dokument sice existuje v elektronické podobě, ale informace v něm obsažené zůstávají obtížně dohledatelné a prakticky nevyužitelné pro další práci.

Dokument jako firemní aktivum

Podle Martina Mikyšky ze společnosti Bernadette by firmy měly změnit pohled na archivaci dokumentů.

„Na dokumenty a jejich archivaci by se nemělo pohlížet jako na zákonnou povinnost, ale jako na cenné aktivum, které může zásadně zefektivnit rozhodování a budoucí provoz firmy,“ uvedl během konference.

Každý dokument totiž představuje zdroj informací. Obsahuje údaje o zákaznících, obchodních vztazích, termínech, cenách nebo smluvních závazcích. Pokud jsou dokumenty správně evidované a dlouhodobě uchované, mohou sloužit jako základ pro analýzy, automatizaci i budoucí rozhodování.

Právě proto se stále více firem začíná zabývat nejen digitalizací samotnou, ale také správou životního cyklu dokumentů a jejich dlouhodobou důvěryhodností.

Umělá inteligence potřebuje kvalitní data

S nástupem umělé inteligence získává správa dokumentů nový význam.

Firmy investují do AI nástrojů, automatizace nebo pokročilé analytiky. Méně pozornosti však často věnují tomu, odkud budou tato řešení čerpat informace.

Pokud jsou dokumenty rozptýlené v e-mailových schránkách, síťových discích nebo papírových archivech, zůstává velká část firemního know-how mimo dosah moderních technologií.

Podle Martina Vondrouše ze Software602 je právě kvalitní práce s dokumenty jedním ze základních předpokladů úspěšné digitalizace. Nestačí převést papír do elektronické podoby. Důležité je zajistit, aby dokumenty bylo možné bezpečně vyhledávat, sdílet, spravovat a dlouhodobě uchovávat.

Když dokumenty začnou pracovat pro firmu

Praktický příklad přinesla logistická společnost Wave Logistic.

Firma zpracovává přibližně 500 dokumentů denně. Původně zaměstnanci dokumenty ručně třídili do adresářů a rozesílali zákazníkům prostřednictvím e-mailu. S rostoucím objemem zakázek se tento model ukázal jako obtížně udržitelný.

Společnost proto nasadila kombinaci ERP systému, zákaznického portálu a systému pro správu dokumentů FormFlow od Software602. Výsledkem bylo výrazné omezení ruční práce a automatizace velké části procesů.

„Naše operativa dnes pracuje pouze v prostředí Heliosu a Outlooku. Jejich práce se značně zefektivnila,“ uvedl spoluzakladatel společnosti Jiří Beran.

Od archivace k rozhodování

Digitalizace dokumentů už dnes není technologickou novinkou. Potřebné nástroje mají firmy k dispozici řadu let.

Skutečný rozdíl se ale začíná ukazovat ve chvíli, kdy dokumenty přestanou být pouze administrativní nutností a stanou se zdrojem informací pro řízení firmy.

Právě zde podle odborníků leží jeden z největších nevyužitých potenciálů českých podniků. Ne v nových datech, ale v těch, která už dávno mají uložená ve svých dokumentech.

Týna Kaucká

Týna Kaucká se narodila do IT rodiny, její otec je spoluautor legendárního textového editoru T602. Začínala ve financích v nadnárodních korporacích a pak vyzkoušela svět marketingu v agentuře. Spoluzaložila technologický start-up a po tomto dobrodružství se přesunula do Software602. Nyní je na pozici marketingové ředitelky.

Svět IT je její vášeň, často ho komentuje na svém LinkedIn profilu a stala se jednou z nejvýraznějších českých osobností na této sítu v žebříčku IT & Tech v roce 2026.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz